Workplace Management: Strategi Mengelola Kantor dan Pekerja

February 23, 2022
workplace management as important as the task

Table of Contents

Mengelola kantor dan pekerja merupakan aspek penting yang berkontribusi dalam efektivitas dan efisiensi perusahaan. Banyak instrumen yang tergabung dalam workplace management. Mulai dari biaya operasional, target kerja, hingga karyawan atau pekerjanya. Hampir setiap perusahaan merumuskan sebuah strategi dalam pengelolaan kantornya. Hal itu bertujuan untuk memberikan arah dan ritme yang jelas bagi setiap instrumen agar berjalan sesuai harmoni. 

Apa definisi workplace management?

Workplace management merupakan pengelolaan kantor atau tempat kerja dengan strategi khusus agar program kerja dapat berjalan efektif dan efisien sesuai dengan situasi yang dinamis.

Artinya dalam mengelola kantor, sebuah pebisnis perlu menganalisis situasi terkini. Selama pandemi, pebisnis diajak untuk berpikir keras dalam menjalankan bisnisnya yang dibatasi oleh kebijakan pemerintah. Oleh karena itu strategi dalam mengelola workplace sangat diperlukan.

workplace management membutuhkan strategi khusus agar dapat beradaptasi dengan perubahan

Pentingnya pengelolaan kantor yang baik

Mengelola tempat kerja pra pandemi cenderung lebih mudah, karena komunikasi langsung dapat terjadi dan penyampaian informasi merata. Dibandingkan dengan mengelola tempat kerja selama pandemi, tentu lebih sulit dan butuh cara tersendiri. Mulai dari adaptasi aplikasi penunjang komunikasi hingga project management perlu dianalisis sesuai dengan kebutuhan kantor.

Pengelolaan kantor merupakan aspek penting dalam mencapai tujuan perusahaan
Pengelolaan tempat kerja yang baik memungkinkan project management lebih mudah dan efektif.

Masalah ketika tidak melakukan workplace management

HRD sebagai pihak yang umumnya menjadi inisiator, masih mengelola workplace secara manual. Penggunaan catatan hingga aplikasi Ms. Excel yang tidak tepat fungsi akan membuat pengelolaan menjadi ribet dan berantakan. Terlebih, peluang terjadinya human error pada saat pembagian informasi dan tugas akan menjadi mimpi buruk bagi Anda.

Masalah lain yang muncul ketika Anda tidak mengelola kantor Anda adalah terganggunya workflow. Approval chain yang panjang dan lama akan menghambat progress kerja harian karyawan atau rekan kerja Anda. Begitu juga tentang pengiriman informasi yang tersebar ke berbagai divisi dan lintas departemen.   

tanpa pengelolaan tempat kerja, alur ketika bekerja akan sulit diikuti
Workflow yang lancar akan tercipta ketika pengelolaan fasilitas dan pekerjanya diatur dengan baik.

Workplace management memberikan tantangan baru bagi HRD.

Dalam workspace planning selama pandemi ini tentu HRD diharapkan dapat memaksimalkan potensinya. Jumlah departemen dalam perusahaan juga mempengaruhi sejauh apa seorang HRD harus mengatur alokasi workdesk. 

Pengelolaan kantor ini harapannya dapat menghemat banyak cost dan memaksimalkan sumber daya yang ada. Sebagai contoh, seorang HRD harus dapat memilah pekerja mana yang dapat bekerja secara full-remote dan mana pekerja yang harus ke  kantor. Tujuannya agar menciptakan harmoni antar pekerja dan tugasnya sehingga tercipta sinergi yang lebih baik.

workplace management umumnya diatur oleh divisi human resource
Divisi human resource development sangat berperan dalam mengatur hubungan antara pekerja dan workplace.

2 Tips untuk workplace management

Dalam rangka mewujudkan keberhasilan mengelola workspace, ada beberapa tips yang dapat Anda gunakan.

1. Buat tujuan bersama

Tujuan bersama sangatlah penting dalam workspace planning Anda. Hal ini yang mendasari sebuah aksi atau keputusan diambil. Caranya adalah bagi tim Anda ke dalam beberapa kelompok berdasarkan departemennya. Setelah itu tentukan kapan sebuah kelompok datang untuk bekerja ke kantor. Alternatif lainnya adalah membagi kelompok berdasarkan projectnya. Sebuah kelompok dapat terdiri dari pekerja lintas departemen sehingga lebih mudah mengerjakan suatu project. Kemudian tentukan giliran datang ke kantor yang telah disesuaikan dengan timeline yang telah ada. 

workplace management dalam jadwal berangkat kantor
Melakukan pergantian kelompok divisi atau project untuk datang ke kantor merupakan salah satu cara mengelola workplace

2. Gunakan aplikasi penunjang 

Banyak aplikasi atau software yang dapat mempermudah workspace management. Aplikasi tersebut banyak yang gratis maupun berbayar. Analisa kebutuhan tim Anda sebelum menentukan ingin menggunakan sebuah aplikasi. Hal ini bertujuan agar pengaturan yang Anda rencanakan dapat dieksekusi melalui aplikasi tersebut. Bayangkan jika Anda dapat mengatur sebuah tempat kerja dalam satu platform? Anda dapat memonitor pengguna pada sebuah workspace, seberapa sering datang ke kantor, hingga durasi penggunaan workdesk. 

workplace management apps
Deskimo app untuk workplace management yang lebih mudah dan terintegrasi.

Melalui Deskimo, dapatkan workspace yang fleksibel untuk mewujudkan workspace planning Anda bersama tim. Sewa workdesk dan meeting room terdekat dan bayar sesuai waktu penggunaan saja. Deskimo juga menyediakan fitur workplace management bagi Anda yang ingin melakukan pekerjaan maupun meeting diluar kantor agar monitoring tetap berjalan dengan baik. 

Share the love
Reading is to the mind what exercise is to the body. Therefore, read on.
—Richard Steele + Deskimo

Meet Deskimo

The app for finding curated workspaces in Hong Kong, Singapore and Indonesia.

Find a workspace wherever you are

Deskimo’s independent network of office locations are diverse and distributed. Find the right office for you within walking distance.

No need to reserve ahead of time

Deskimo workspaces are as ready as you are. Find a workspace when you need it, with instant check-in.

Never pay

for unused time

No subscriptions or commitments. With the Deskimo mobile app, pay only for the time that you use, not a minute more.

Deskimo is backed by Y Combinator, the world's top startup accelerator.
On its day of release, Deskimo was listed as the #3 product on Product Hunt.