Saat ini, segala sesuatu perlu dilakukan lebih cepat, lebih efisien, dan dengan kualitas yang lebih baik dibandingkan sebelumnya. Teknologi cerdas, khususnya Internet of Things (IoT) menggabungkan teknologi inovatif dan cerdas untuk membuat manusia, dan ruang kantor, bekerja lebih baik dan efisien. Di sinilah muncul solusi dalam bentuk teknologi smart office.
Smart office mengacu pada berbagai solusi yang berupaya meningkatkan cara kita mengelola ruang kerja. Selain itu, smart office juga memungkinkan penggunanya melihat seberapa produktif kita saat bekerja di dalamnya, dan cara kita mengelola kolaborasi.
Namun masih sedikit yang tahu kelebihan menggunakan teknologi smart office. Di sini dijelaskan manfaat utama mengadaptasi teknologi kantor pintar ini, dan mengapa teknologi ini harus dipertimbangkan pada 2024.
Apa itu smart office?
Smart office merupakan tempat kerja berteknologi tinggi yang menggunakan data analitik dan teknologi terhubung untuk membantu orang bekerja lebih efisien dan produktif. Di kantor ini, data analitik digunakan untuk memahami bagaimana lingkungan bisa memberikan pelayanan terbaik bagi mereka yang bekerja di dalamnya dan menginformasikan proses kerja yang lebih baik. Teknologi digunakan untuk memungkinkan konektivitas dan kolaborasi antara tim di kantor dan karyawan yang bekerja secara remote.
Smart office memanfaatkan beragam teknologi dan alat yang berbeda. Hal ini membantu mendukung proses kerja yang lebih produktif, lancar, dan otomatis. Alat yang digunakan di kantor pintar ini bisa mencakup software tatap muka melalui video, aplikasi ruang pertemuan, aplikasi pemesanan meja kerja, perangkat keras, dan alat analitik, yang memberikan wawasan tentang bagaimana berbagai ruang dimanfaatkan.
Singkatnya, kantor pintar menggabungkan berbagai teknologi tempat kerja yang bertujuan untuk meningkatkan kemudahan alur kerja di dalam kantor. Pada saat yang bersamaan, smart office juga menjaga lingkungan kantor tetap efisien dan optimal bergantung pada penggunaan karyawan.
Manfaat utama menggunakan teknologi smart office
Teknologi smart office terbukti memberikan berbagai manfaat ketika disesuaikan penggunaannya dengan ruang kantor. Di era model kerja fleksibel dan sistem kerja hybrid, kantor pintar akan memainkan peran penting dalam mitigasi masalah logistik yang sering terjadi seiring dengan semakin banyaknya tenaga kerja hybrid.
Manfaat pertama dari penggunaan smart office adalah membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas di antara staf. Teknologi Ini memungkinkan karyawan menjalankan tugas menjadi lebih mudah. Teknologi ini juga bisa membantu mengotomatiskan banyak proses, memungkinkan staf mengerjakan tugas-tugas yang lebih penting. Dengan demikian karyawan bisa mencapai tujuan profesional mereka lebih cepat dan fokus pada pengembangan keterampilan tingkat tinggi.
Manfaat kedua adalah smart office menawarkan sisi keamanan yang lebih baik. Hal ini karena perangkat keamanan seperti sensor WiFi dan kamera keamanan dapat digabungkan. Data dari sini mudah diakses secara real-time oleh mereka yang membutuhkannya. Selain itu, teknologi berbasis cloud dapat membantu meningkatkan keamanan dan kepatuhan di tempat kerja.
Manfaat ketiga yang bisa diambil adalah kantor cerdas memberikan kenyamanan lebih bagi mereka yang bekerja di dalamnya. Mereka yang bekerja di dalamnya bisa memiliki ruangan yang lebih memungkinkan disesuaikan dan nyaman. Hal ini karena teknologi pintar memungkinkan staf mengontrol aspek lingkungan kerja mereka, seperti pengontrol suhu dan pemesanan ruang kerja tingkat lanjut.
Apa yang harus dipertimbangkan sebelum mengadopsi smart office
Seiring dengan pertumbuhan kantor pintar, inovasi baru akan memudahkan dalam menciptakan ruang kantor yang sesuai dengan budaya perusahaan Anda. Saat mempertimbangkan fitur cerdas untuk kantor Anda, pertimbangkan peningkatan yang bermanfaat bagi karyawan dan bisnis Anda.
1. Fasilitas kantor dan lingkungannya
Fasilitas kantor dapat mencakup meja duduk, ruang konferensi cerdas, atau bahkan peta ruangan, yang memungkinkan pekerja baru menemukan destinasi mereka dengan lebih efektif. Smart desks juga mempermudah menemukan orang di dalam kantor. Misalnya, jika Anda perlu menghubungi seseorang, alih-alih mencari orang tersebut di seluruh kantor, Anda dapat langsung mengetahui apakah orang tersebut ada di mejanya.
2. Smart security
Pemantauan video sangat penting untuk menjaga keamanan ruangan dan properti Anda. Smart security juga memungkinkan Anda melihat bagaimana tim Anda menggunakan ruang dan pekerja mana yang tidak mematuhi pedoman perusahaan.
3. Gamifikasi dan penghargaan
Gamifikasi adalah konsep membuat pekerjaan menjadi menyenangkan dengan menggunakan metrik sebagai tujuan. Jika konsep ini diterapkan dengan benar, produktivitas dapat meningkat dan karyawan dapat mengejar “skor” yang lebih baik melalui aplikasi pintar yang melacak kemajuan mereka. Beberapa orang lebih terdorong jika mereka dapat melihat peringkat mereka dan seberapa dekat mereka dengan pencapaian berikutnya, namun strategi ini dapat membatasi kemajuan orang lain jika mereka stres.
Cara terbaik untuk menerapkan strategi gamifikasi adalah dengan menyertakan penghargaan dan pengakuan. Jika tim Anda tahu persis apa yang perlu mereka lakukan untuk mendapatkan ketenaran atau mendapatkan hadiah, hal ini dapat memandu mereka untuk bekerja lebih baik.
4. Sistem penerangan dan pengatur suhu jarak jauh
Menawarkan pekerja Anda kesempatan untuk mengatur kenyamanan ruang kerja dapat membuat mereka lebih produktif. Pekerja dapat mengakses dan menggunakan teknologi pengontrol suhu cerdas melalui ponsel atau perangkat seluler mereka. Teknologi ini juga berguna setelah tim Anda meninggalkan gedung. Jika seseorang lupa mematikan lampu atau mengunci pintu, tidak perlu kembali ke kantor untuk memperbaikinya.
5. Software pengenalan suara
Perangkat lunak pengenalan suara memberi Anda dan tim cara lain untuk menggunakan fitur cerdas sesuai kenyamanan Anda. Jika karyawan lebih suka menggunakan perintah lisan, mereka dapat mengakses fitur kantor pintar mereka hanya dengan menggunakan suara mereka. Banyak orang sudah menggunakan asisten digital seperti Siri dan Alexa, jadi tidak akan sulit melakukan transisi di kantor Anda.
6. Fitur hot desk
Hot desking memungkinkan karyawan Anda memilih di mana mereka bekerja setiap hari. Menggunakan fitur hot desk memungkinkan orang untuk memesan tempat mereka terlebih dahulu dan mengetahui meja apa yang tersedia. Mereka dapat menghindari upaya untuk menggunakan ruang yang sama yang ingin digunakan orang lain dengan mengklaimnya terlebih dahulu. Bagi sebagian orang, hal ini dapat meningkatkan kepuasan kerja dengan memungkinkan mereka mengalami sesuatu yang sedikit berbeda setiap hari.
Kesimpulan
Smart office berada di garis depan transformasi digital di tempat kerja. Teknologi ini menyediakan fitur konektivitas dan kolaborasi tingkat lanjut, ruang kerja yang bisa disesuaikan atau dipersonalisasi. Selain itu, manfaat lain yang didapatkan dari teknologi ini adalah keamanan tingkat lanjut, dan potensi serta kemampuan pengambilan keputusan berdasarkan data.
Ketika organisasi terus menerapkan teknologi ini, kita bisa berharap untuk melihat tempat kerja yang lebih tangkas, produktif, dan berfokus pada karyawan. Selain itu, kita juga bisa berekspektasi mampu beradaptasi dengan perubahan kebutuhan tenaga kerja. Masa depan dunia kerja adalah teknologi pintar dan teknologi ini akan tetap ada dan terus berkembang.
Linkedin
Facebook
Instagram