Ruang Rapat, Panduan Cerdas Memilih Tempat Terbaik Untuk Meeting Anda

Siapa di antara Anda yang pernah diminta atasan untuk melakukan riset dan menemukan lokasi yang tepat untuk menggelar rapat? Bagi yang pernah mendapatkan tugas tersebut, tentunya sudah tahu bukan hal yang mudah menemukan ruang rapat yang tepat. Bukan hanya memakan waktu dalam mencari yang sesuai ekspektasi, opsi ruang rapat yang tersedia juga banyak pilihannya.

Ya, memilih ruang rapat tidak bisa dilakukan sambil lalu atau setengah-setengah. Ada banyak hal yang harus dilakukan untuk menemukan ruang pertemuan yang tepat. Tapi jangan khawatir, kami bisa membantu Anda memberikan panduan untuk memilih ruang rapat terbaik untuk event penting Anda. Simak panduannya di bawah ini.

1. Perhatikan lokasi ruang rapat ini berada

Lokasi akan selalu menjadi pertimbangan utama untuk menentukan ruang rapat terbaik untuk acara Anda. Mereka yang akan hadir dalam pertemuan yang Anda selenggarakan harus bisa datang ke venue dengan mudah, terlepas apakah itu menggunakan kendaraan pribadi atau transportasi umum.

Untuk memberikan kesan positif mengenai diri Anda sebagai pihak yang mencari ruang rapat tersebut, perusahaan atau organisasi yang Anda wakili dalam event pertemuan tersebut, venue yang dipilih juga harus mewakili misi dan pesan dari acara itu sendiri. Jadi, kemudahan fasilitas yang berada di dekat venue juga harus dipertimbangkan, misalnya pilihan akomodasi hingga kemudahan akses untuk mereka yang menghadiri pertemuan tersebut.

2. Luas ruang rapat itu sendiri

Ada banyak faktor yang bisa menentukan seperti apa ruang meeting terbaik yang cocok untuk acara Anda. Sebagai contoh, tema rapat dalam pertemuan itu. Dengan mengetahui konten, topik dan aktivitas yang akan dilakukan, Anda bisa menentukan ruang rapat terbaik untuk acara tersebut.

Ada beberapa faktor lain yang bisa menentukan seberapa luas ruang rapat yang dibutuhkan untuk acara Anda. Misalnya, bagaimana mereka yang mengikuti pertemuan tersebut merespon konten event itu? Apakah mereka akan ambil bagian dalam aktivitas interaktif, yang mungkin membutuhkan ruangan yang luas? Apakah acara pertemuan Anda membutuhkan sesi pertemuan kecil dalam bentuk grup? Atau, pertemuan sendiri lebih bersifat satu arah dengan informasi datang hanya dari nara sumber? Tentukan juga apakah ada kemungkinan ruangan bisa diatur dan disusun ulang sesuai dengan kebutuhan acara.

Banyak faktor dan kriteria lainnya untuk bisa menentukan ruang rapat terbaik buat acara Anda. Setelah mengetahui dan mendata faktor serta kriteria dari pertemuan itu, Anda bisa lebih mudah menentukan ruang rapat seperti apa yang dibutuhkan.

3. Fasilitas dan layanan ruang rapat tak boleh luput dari pertimbangan

Venue yang bagus akan menawarkan fasilitas dan layanan yang juga berkualitas. Untuk itu, Anda harus tahu fasilitas dan layanan yang harus ada untuk menyukseskan meeting tersebut. Fasilitasnya bisa apa saja, dari layanan ATK, document processing, colokan listrik, hingga peralatan pelengkap seperti projector infocus, ruang ekstra dan sebagainya.

Anda harus mendata hal-hal yang mungkin dibutuhkan saat rapat, termasuk di antaranya hal-hal kecil. Bahkan kamu juga harus tahu apakah venue ruang pertemuan tersebut menyediakan layanan cleaning service sebelum, saat atau sesudah pertemuan berlangsung. Ketahui juga aturan dan ketentuan dari ruang rapat.

4. Budget yang Anda miliki

Sebenarnya, tidak ada yang suka membicarakan masalah budget, namun mengetahui seberapa besar dana yang Anda miliki bisa menentukan venue ruang rapat seperti Anda yang dapatkan. Jadi, sebelum mencari ruang rapat yang tepat untuk acara Anda, penting sekali mengetahui seberapa besar budget yang dianggarkan. Dengan mengetahui hal ini, Anda jadi mengetahui batasan yang ada dan bisa melakukan sejumlah penyesuaian. Mengetahui jumlah anggaran untuk menentukan ruang rapat ini juga bisa membantu Anda menghemat waktu dan lokasi pencarian, lho!

Terkait dengan anggaran, Anda juga mencari tahu apakah ada biaya tersembunyi dan apa saja paket dan layanan yang bisa didapatkan dari venue yang dipilih. Ingat, sebagian besar dari budget yang Anda miliki banyak dialokasikan untuk venue itu sendiri, jadi penting sekali untuk membuat keputusan yang tepat.

5. Melakukan kunjungan ke venue juga penting

Sebelum melakukan pembayaran, merupakan hal yang penting bisa melakukan tur ke venue rapat yang dipilih. Jika tidak memungkinkan melakukan kunjungan secara langsung, kamu bisa melakukan tur virtual.

Mengunjungi secara langsung venue yang dipilih akan memberikan gambaran dan pengalaman nyata apa yang akan dialami tamu. Misalnya, Anda bisa mengetahui seberapa mudah untuk bisa sampai ke venue, apa saja fasilitas yang tersedia di sekitar venue, atau pengalaman secara keseluruhan mengenai venue dan lingkungannya. Biasanya, kesan pertama yang Anda dapatkan juga menjadi kesan yang didapatkan peserta rapat nanti. Hal-hal semacam ini bisa begitu melekat di benak peserta, karenanya penting sekali melakukan kunjungan personal.

6. Jangan lupakan faktor keamanan

Faktor keamanan kerap dilupakan banyak pihak dalam mencari ruang rapat terbaik untuk acara yang akan dilangsungkan. Padahal keselamatan peserta acara seharusnya menjadi pertimbangan utama.

Selain memiliki petugas keamanan yang cakap, venue rapat seharusnya juga dilengkapi peralatan pendeteksi bencana. Keberadaan detektor asap, alarm kebakaran, ketersediaan APAR hingga pintu darurat yang berfungsi dengan baik menjadi hal yang harus dipenuhi.

7. Ketersediaan ruang rapat itu sendiri

Anda mungkin jatuh cinta pada salah satu ruang pertemuan tertentu, namun semuanya tidak ada artinya jika memang venue tersebut tak bisa digunakan. Karena itu, ketersediaan menjadi salah satu faktor penting dalam panduan mencari ruang meeting terbaik ini.

Hal penting lain yang juga harus dipertimbangkan adalah pihak lain yang juga menggunakan venue tersebut. Tergantung pada konten dan topik yang dibahas, tingkat sensitivitas konten itu sendiri, Anda bisa menentukan apakah ruang rapat yang dipilih cocok untuk pertemuan tersebut.

8. Kesan dan pengalaman yang ditawarkan juga bisa jadi pertimbangan

Seperti apa kesan yang Anda dapatkan ketika berada di venue ruang meeting yang dipilih? Dengan fasilitas dan layanan yang ditawarkan, suasana dan juga atmosfer yang ada, apakah Anda yakin meeting akan berjalan dengan sesuai harapan? Apakah faktor di atas juga bakal mendukung jalannya rapat yang efektif, dinamis serta menghasilkan output yang strategis?

Ya, Anda bisa mendapatkan sensasi tersebut dengan melihat dan merasakan langsung venue yang dipilih. Desain interior dan aksesoris ruangan bisa sangat membantu menentukan mood peserta rapat. Jika Anda mendapatkan perasaan positif dari venue yang dipilih, mungkin ruang pertemuan tersebut memang yang terbaik untuk acara Anda.

Baca juga: Solusi Sewa ruang rapat Terjangkau dengan aplikasi Deskimo

Panduan mencari meeting room terbaik di atas setidaknya bisa menjadi bahan dan gambaran mendapatkan venue terbaik untuk pertemuan yang Anda gelar. Namun, Anda bisa mencari lebih mudah dengan menemukan berbagai pilihan dan tipe ruang rapat di Deskimo.

Melalui aplikasi Deskimo, Anda bisa menemukan ruang meeting yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan, termasuk di antaranya pertimbangan soal lokasi, budget, fasilitas yang ditawarkan dan faktor lainnya. Anda cukup mengakses informasi mengenai ruang pertemuan yang diinginkan melalui aplikasi Deskimo, baik melalui website maupun aplikasi mobile. Yuk, pesan meeting room terbaik untuk acara pertemuan Anda sekarang juga!