Fleksibilitas. Ya, itulah keinginan nyaris semua pekerja di berbagai bidang, terutama di sektor teknologi. Para pekerja ingin bekerja dengan lebih fleksibel, baik dalam hal jam kerja hingga tempat bekerja. Tak salah jika sejak pandemi beberapa waktu lalu, bekerja secara remote menjadi tren, yang bertahan sampai saat ini. Alhasil, banyak ruang-ruang kantor yang kosong, ditinggal pekerjanya. Tak sedikit perusahaan yang melakukan efisiensi dengan tidak lagi memperpanjang sewa kantor. Alternatifnya, temporary office menjadi pilihan.
Temporary office atau kantor sementara merupakan fenomena baru di dunia kerja remote. Popularitasnya menanjak karena ada berbagai perusahaan yang mulai memaksimalkan layanan ini.
Namun begitu, tak banyak yang mengetahui apa itu temporary office dan keuntungan yang didapat oleh perusahaan. Apakah kantor semacam ini bisa memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan dan pilihan tepat untuk karyawan mereka? Apakah workspace ini bisa membantu meningkatkan produktivitas karyawan? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, artikel ini memberikan gambaran umum mengenai apa itu kantor sementara atau temporary office.
Apa itu ruang temporary office?
Secara umum, temporary office atau ruang kantor sementara memiliki pengertian sebagai ruang yang bisa disewa dalam jangka pendek dengan penggunaan sebagai ruang kerja. Workspace ini menjadi pilihan tepat untuk bisnis yang membutuhkan ruang kerja fleksibel dan terjangkau.
Ruang kantor sementara juga dapat disewa harian, mingguan, atau bulanan. Biasanya, workspace semacam ini memiliki perabotan lengkap, dilengkapi akses internet, fasilitas cetak hingga ruang konferensi. Beberapa workspace juga menawarkan layanan tambahan seperti dukungan resepsionis atau manajemen surat menyurat.
Ruang kantor sementara juga bisa menjadi pilihan tepat untuk bisnis yang ingin menghindari komitmen dan biaya sewa jangka panjang. Namun, workspace ini tidak cocok untuk bisnis yang memerlukan ruang kerja yang lebih permanen, atau yang ingin membutuhkan penyesuaian ruang untuk kebutuhan spesifik.
Apakah temporary office sama dengan coworking space?
Dari pengertian yang sudah dijabarkan di atas, Anda mungkin bisa mengetahui perbedaan ruang kantor sementara dengan workspace lainnya. Coworking space misalnya, yang banyak disebut memiliki kemiripan dengan karakteristik dari temporary office ini.
Secara definisi, coworking space itu adalah workspace untuk komunal. Umumnya, coworking space memiliki ruang kerja bersama di area terbuka. Ruang kerja ini bisa digunakan oleh publik dari mana saja, oleh siapa saja. Dari pengertian umum tersebut, coworking space tidak menawarkan ruang kerja khusus atau privat untuk tiap individu. Hal ini bisa sangat menyulitkan bagi perusahaan atau pribadi yang bekerja dengan menggunakan informasi yang sensitif dan rahasia.
Coworking space juga lebih didominasi oleh pekerja dari berbagai profesi dan perusahaan. Tak salah jika kemudian ada banyak pekerja freelance, startup atau remote worker yang mengisi ruang-ruang ini. Dalam hal harga sewa, ruang kerja sementara juga relatif lebih mahal dibanding coworking space, karena secara fasilitas yang ditawarkan juga berbeda.
Apa keuntungan yang ditawarkan dari temporary office?
Jadi, adakah keuntungan memilih temporary office sebagai workspace untuk tim Anda? Tentu saja ada. Salah satunya adalah dalam hal fleksibilitas. Ruang kantor sementara bisa disewa disesuaikan dengan kebutuhan waktu, dari harian, mingguan, dan bulanan. Faktor fleksibilitas juga memungkinkan Anda menyewa ruang yang disesuaikan dengan jumlah karyawan.
Efisiensi biaya juga menjadi keuntungan lain memilih temporary office. Dengan semua fasilitas yang tersedia, penyewa bisa melakukan penyesuaian anggaran dan memangkas biaya di beberapa pos. Selain itu, tidak ada biaya komitmen dalam jumlah besar yang harus dibayarkan. Dengan begitu, penyewa bisa melakukan penghematan jangka pendek.
Kenyamanan menjadi faktor lain yang juga keuntungan tersendiri, mengingat ruang kantor sementara biasanya sudah di-set up secara khusus memanjakan penghuninya. Setting ruang juga biasanya dibuat seprofesional mungkin. Ruang kantor sementara biasanya berada di lokasi yang strategis. Akses dari sejumlah daerah juga mudah. Selain itu,
Apa kekurangan dari workspace jenis ini?
Memilih ruang kantor sementara juga memiliki sisi negatif, di antaranya adalah minimnya kendali atas workspace itu sendiri. Penyewa biasanya harus tunduk pada aturan tertentu yang sudah ditetapkan pengelola workspace. Penyewa juga tidak bisa melakukan perubahan dan penyesuaian ruang yang ada.
Selain itu, temporary office juga tidak bisa digunakan untuk memenuhi syarat legalitas untuk pendaftaran alamat perusahaan. Pasalnya, menurut regulasi yang ada, harus ada komitmen sewa minimal untuk 12 bulan agar bisa didaftarkan sebagai alamat perusahaan.
Pihak penyewa juga tidak memiliki hak untuk menggunakan workspace secara leluasa. Hal ini karena status penyewa yang hanya akan berada di workspace tersebut dengan akses terbatas.
Tipe dan jenis workspace sementara yang disewakan
Ruang kantor sementara dibagi dalam beberapa tipe dan jenis, disesuaikan dengan penggunaan dan penyewaannya. Salah satunya adalah dedicated desk. Tipe ini bisa dalam bentuk satu ruangan hanya dengan satu desk, atau satu ruangan dengan banyak desk. Tipe workspace ini berarti akan ada sejumlah perusahaan dalam satu ruang kantor tersebut. Keuntungannya tentu saja dalam hal efisiensi anggaran.
Tipe lainnya adalah private office. Tipe ini bisa digambarkan sebagai office space dengan satu ruangan dan banyak desk. Yang membedakan dengan dedicated desk adalah sifat penyewanya. Untuk satu office space ini, biasanya disewa dan digunakan oleh satu perusahaan saja. Ya, sifatnya satu ruangan satu penyewa.
Tipe ini memungkinkan untuk penyewa memiliki fasilitas yang disesuaikan dengan kebutuhan penyewa, plus logo perusahaan yang disematkan.
Bagaimana memilih workspace yang tepat untuk tim Anda?
Menyewa temporary office yang tepat bergantung pada kebutuhan spesifik bisnis dan situasi keuangan Anda. Sebelum menjatuhkan pilihan pada ruang kantor sementara yang akan dipiih, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Yang pertama adalah kebutuhan bisnis. Anda harus mempertimbangkan ukuran ruangan, lokasi, fitur hingga fasilitas spesifik apa pun yang Anda butuhkan. Pertimbangkan juga anggaran yang Anda miliki, meski menyewa adalah pilihan yang lebih terjangkau dibanding membangun ruang kantor.
Pertimbangkan komitmen dan rencana jangka panjang Anda. Menyewa ruang kantor memberikan lebih banyak fleksibilitas. Anda juga bisa mempertimbangkan risiko dalam menyewa ruang kantor sementara, yang relatif lebih kecil ketimbang harus membangun kantor.
Deskimo bisa membantu menentukan temporary office yang tepat
Deskimo menawarkan FlexiOffice, layanan yang memungkinkan Anda untuk melakukan pemesanan kantor harian, mingguan atau bahkan bulanan.
Melalui platform Deskimo, Anda juga bisa mengatur agenda kerja bareng tim selama 1 hari, pertemuan 3x seminggu, sampai untuk project yang membutuhkan office selama beberapa bulan. Anda juga tidak harus membuat komitmen jangka panjang dan memperpanjang kontrak secara harian, mingguan dan bulanan.
Banyak keuntungan yang ditawarkan FlexiOffice di platform Deskimo, di antaranya Anda hanya membayar sesuai hari yang digunakan. Dengan sistem ini, Anda bisa berhemat hingga 80% dibandingkan dengan menyewa kantor secara konvensional. Fasilitas yang tersedia juga menarik, mulai dari kursi kerja yang ergonomis, jaringan WiFi yang cepat dan juga kopi.
Baca juga: Mengenal FlexiOffice, Solusi Kerja Hybrid Masa Kini
Nah, sudah tahu apa itu temporary office, kan? Tertarik memilih workspace ini untuk perusahaan Anda? Cari pilihannya di platform Deskimo dan dapatkan paket harga yang menarik.
Linkedin
Facebook
Instagram