Meeting Room: Strategi Untuk Menggunakannya Secara Efektif

April 28, 2022
meeting room

Table of Contents

Mendiskusikan sebuah task atau proyek secara online tidak lebih seru dibandingkan membahasnya langsung bersama tim dalam sebuah meeting room. Pasca pandemi banyak pekerja mengaku mengalami burnout, zoom fatigue dan kurang akan interaksi nyata dengan tim. Sehingga kebutuhan akan sebuah pertemuan masih menjadi pilihan yang akan selalu ditunggu. Meski begitu, para pekerja mengharapkan bahwa rapat diharapkan dapat diadakan secara efektif dan efisien, mengingat kepentingan lain yang dibatasi oleh deadline. Oleh karena itu pentingnya memperhatikan efektivitas kerja salah satunya melalui pengaturan meeting agar berjalan sesuai harapan tim. 

Menemukan meeting room terdekat dengan mudah

Seringkali mencari meeting room pada Google terkesan kurang kredibel dan kurang detail informasinya. Padahal ada event penting yang harus dibicarakan segera tanpa harus membuang waktu untuk sekedar mencari meeting room. Melalui Deskimo, Anda dimudahkan dalam mengakses informasi terkini mengenai meeting room terdekat. Banyak ruang pertemuan rekanan yang tersebar di Indonesia guna menunjang pertemuan penting Anda bersama tim. 

deskimo memudahkan akses menemukan meeting room
Berbagai meeting room tersedia dalam genggaman anda melalui Deskimo.

Waktu adalah yang utama: Strategi dalam booking meeting room melalui Deskimo

Melalui aplikasi Deskimo Anda akan dimudahkan dalam menyewa meeting room. Ruangan yang telah Anda book akan terjaga ketersediaannya tanpa khawatir bertabrakan dengan orang lain. Apabila meeting diadakan secara berkala, Anda dapat memanfaatkan fitur “Custom Recurrence”. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memesan ruang meeting sekaligus mengikuti jadwal yang ditentukan.

 Berikut 3 langkah mudah memesan meeting room via mobile app Deskimo. 

1. Tentukan lokasi yang disepakati bersama tim

Coba untuk mempertimbangkan setiap opsi lokasi yang ada bersama tim. Tujuannya agar dapat mencari lokasi terdekat dari masing-masing member meeting. Sehingga diskusi tim lebih baik terkait lokasi yang dituju.

2. Pada menu Meeting Room, tentukan tanggal dan waktu meeting

Setelah Anda mempersiapkan segala materi untuk meeting, jangan lupa mengatur waktu meeting pada aplikasi Deskimo. Tentukan tanggal, jam, hingga durasi meeting yang Anda akan gunakan bersama tim. 

3. Pilih kapasitas dari ruangan yang dibutuhkan 

Mengingat tiap lokasi memiliki berbagai ukuran meeting room, Anda dan tim dapat menyesuaikannya dengan jumlah kapasitas ruangan yang tersedia. Semakin ramai member yang datang tentu meeting room yang lebih luas akan lebih nyaman. Suasana nyaman saat meeting sangatlah penting untuk penyampaian materi dan diskusi. 

proses booking ruang rapat mudah
Proses booking yang mudah dan cepat tanpa harus khawatir pesanan hilang. Photo by Brad Neathery on Unsplash

Cara koordinasi tim untuk penggunaan meeting room yang efektif

Mengarahkan tim untuk dapat datang dan menggunakan meeting room secara efektif bukanlah hal yang sepele. Perlu perencanaan yang matang dalam menyampaikan detail meeting dan kepastian kedatangan tim. Keterlambatan akan sangat merugikan Anda dan tim ketika telah melakukan sebuah reservasi. Konsekuensi yang mungkin terjadi adalah durasi Anda berkurang dan rapat jadi kurang efektif. 

1. Beri arahan kepada tim untuk datang on-time

Sarankan kepada tim untuk datang 5-10 menit sebelum waktu meeting dimulai. Gunakan waktu tersebut untuk melakukan konfirmasi ulang dengan tim frontdesk. Terlebih Anda dapat mempersiapkan meeting dengan lebih matang atau sekedar membuat minuman. 

2. Bawa barang atau peralatan yang diperlukan untuk meeting yang sesuai dengan peraturan

Selalu bawa converter untuk kebutuhan presentasi yang sesuai dengan gadget Anda. Jika Anda akan melalui meeting yang panjang, selalu bawa charger untuk mengisi ulang daya untuk penggunaan gadget yang lebih lama. Meski begitu tetap ikuti arahan dalam membawa barang-barang penunjang meeting anda. Jika ada keraguan dalam menggunakan barang selain yang diizinkan, lakukan konfirmasi pada tim frontdesk terlebih dahulu.

3. Buat rundown meeting yang terukur agar sesuai dengan durasi sewa meeting room

Meeting yang baik adalah meeting yang tepat waktu dan padat isi. Perhatikan durasi meeting Anda agar terisi oleh materi dan informasi yang produktif bagi kepentingan meeting saat itu. Hal ini disebabkan waktu sangatlah berharga untuk dibuang pada hal yang seharusnya dapat Anda persiapkan. Coba untuk membuat rangkaian acara dan materi secara jelas dengan pengaturan waktu yang sesuai. Ketepatan waktu ketika meeting akan menghemat banyak waktu tim Anda dan dapat segera kembali melanjutkan aktivitas lainnya. 

4. Hindari booking mendadak untuk jaminan ketersediaan

Booking jauh hari akan membuat reservasi Anda menjadi lebih aman. Tidak perlu khawatir reservasi akan digunakan oleh orang lain. Sehingga Anda dan tim mendapatkan kepastian ketika ingin melakukan meeting. 

koordinasi tim ketika booking meeting room
Teamwork berperan dalam memastikan kesuksesan meeting. Photo by Memento Media on Unsplash

Keuntungan menggunakan meeting room secara efektif

Tidak banyak dari kita yang menyadari seberapa pentingnya menghadiri meeting dengan penuh persiapan dan taat waktu. Mengingat berbagai aktivitas yang harus kita lakukan dalam sehari yang padat, idealnya hal tersebut mendorong kita untuk tidak menyia-nyiakan waktu. Faktanya, terdapat banyak waktu yang dapat kita optimalkan jika mendatangi rapat dengan persiapan dan menggunakan meeting room tersebut secara efektif

1. Menggunakan durasi meeting room secara penuh

Dengan mengoptimalkan penggunaan ruang meeting bersama tim, Anda dapat meningkatkan kualitas meeting. Dengan durasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda, materi meeting dapat tersampaikan secara penuh. Setiap materi yang Anda bawakan dapat tersampaikan secara tidak tergesa-gesa dibandingkan dengan ketika Anda terlambat datang.

2. Terhindar dari reschedule yang mengganggu jadwal lain

Keterlambatan dapat memicu reschedule meeting atau meeting lanjutan dikarenakan waktu tidak cukup namun tidak dapat menambah durasi. Jika hal tersebut terjadi Anda harus repot mengatur waktu ulang bersama tim atau bahkan melakukan meeting lanjutan. Selama Anda dapat secara efektif tepat waktu datang dan mengatur materi, Anda akan terhindar dari meeting lanjutan yang redundan. 

keuntungan meeting yang efektif
Meeting akan menjadi event yang menyenangkan apabila berjalan dengan mulus dan efektif. Photo by Claire Nakkachi on Unsplash

Share the love
Reading is to the mind what exercise is to the body. Therefore, read on.
—Richard Steele + Deskimo

Meet Deskimo

The app for finding curated workspaces in Hong Kong, Singapore and Indonesia.

Find a workspace wherever you are

Deskimo’s independent network of office locations are diverse and distributed. Find the right office for you within walking distance.

No need to reserve ahead of time

Deskimo workspaces are as ready as you are. Find a workspace when you need it, with instant check-in.

Never pay

for unused time

No subscriptions or commitments. With the Deskimo mobile app, pay only for the time that you use, not a minute more.

Deskimo is backed by Y Combinator, the world's top startup accelerator.
On its day of release, Deskimo was listed as the #3 product on Product Hunt.