Mendiskusikan sebuah task atau proyek secara online tidak lebih seru dibandingkan membahasnya langsung bersama tim dalam sebuah meeting room. Pasca pandemi banyak pekerja mengaku mengalami burnout, zoom fatigue dan kurang akan interaksi nyata dengan tim. Sehingga kebutuhan akan sebuah pertemuan masih menjadi pilihan yang akan selalu ditunggu. Meski begitu, para pekerja mengharapkan bahwa rapat diharapkan dapat diadakan secara efektif dan efisien, mengingat kepentingan lain yang dibatasi oleh deadline. Oleh karena itu pentingnya memperhatikan efektivitas kerja salah satunya melalui pengaturan meeting agar berjalan sesuai harapan tim.
Menemukan meeting room terdekat dengan mudah
Seringkali mencari meeting room pada Google terkesan kurang kredibel dan kurang detail informasinya. Padahal ada event penting yang harus dibicarakan segera tanpa harus membuang waktu untuk sekedar mencari meeting room. Melalui Deskimo, Anda dimudahkan dalam mengakses informasi terkini mengenai meeting room terdekat. Banyak ruang pertemuan rekanan yang tersebar di Indonesia guna menunjang pertemuan penting Anda bersama tim.
Waktu adalah yang utama: Strategi dalam booking meeting room melalui Deskimo
Melalui aplikasi Deskimo Anda akan dimudahkan dalam menyewa meeting room. Ruangan yang telah Anda book akan terjaga ketersediaannya tanpa khawatir bertabrakan dengan orang lain. Apabila meeting diadakan secara berkala, Anda dapat memanfaatkan fitur “Custom Recurrence”. Fitur ini memungkinkan Anda untuk memesan ruang meeting sekaligus mengikuti jadwal yang ditentukan.
Berikut 3 langkah mudah memesan meeting room via mobile app Deskimo.
1. Tentukan lokasi yang disepakati bersama tim
Coba untuk mempertimbangkan setiap opsi lokasi yang ada bersama tim. Tujuannya agar dapat mencari lokasi terdekat dari masing-masing member meeting. Sehingga diskusi tim lebih baik terkait lokasi yang dituju.
2. Pada menu Meeting Room, tentukan tanggal dan waktu meeting
Setelah Anda mempersiapkan segala materi untuk meeting, jangan lupa mengatur waktu meeting pada aplikasi Deskimo. Tentukan tanggal, jam, hingga durasi meeting yang Anda akan gunakan bersama tim.
3. Pilih kapasitas dari ruangan yang dibutuhkan
Mengingat tiap lokasi memiliki berbagai ukuran meeting room, Anda dan tim dapat menyesuaikannya dengan jumlah kapasitas ruangan yang tersedia. Semakin ramai member yang datang tentu meeting room yang lebih luas akan lebih nyaman. Suasana nyaman saat meeting sangatlah penting untuk penyampaian materi dan diskusi.
Cara koordinasi tim untuk penggunaan meeting room yang efektif
Mengarahkan tim untuk dapat datang dan menggunakan meeting room secara efektif bukanlah hal yang sepele. Perlu perencanaan yang matang dalam menyampaikan detail meeting dan kepastian kedatangan tim. Keterlambatan akan sangat merugikan Anda dan tim ketika telah melakukan sebuah reservasi. Konsekuensi yang mungkin terjadi adalah durasi Anda berkurang dan rapat jadi kurang efektif.
1. Beri arahan kepada tim untuk datang on-time
Sarankan kepada tim untuk datang 5-10 menit sebelum waktu meeting dimulai. Gunakan waktu tersebut untuk melakukan konfirmasi ulang dengan tim frontdesk. Terlebih Anda dapat mempersiapkan meeting dengan lebih matang atau sekedar membuat minuman.
2. Bawa barang atau peralatan yang diperlukan untuk meeting yang sesuai dengan peraturan
Selalu bawa converter untuk kebutuhan presentasi yang sesuai dengan gadget Anda. Jika Anda akan melalui meeting yang panjang, selalu bawa charger untuk mengisi ulang daya untuk penggunaan gadget yang lebih lama. Meski begitu tetap ikuti arahan dalam membawa barang-barang penunjang meeting anda. Jika ada keraguan dalam menggunakan barang selain yang diizinkan, lakukan konfirmasi pada tim frontdesk terlebih dahulu.
3. Buat rundown meeting yang terukur agar sesuai dengan durasi sewa meeting room
Meeting yang baik adalah meeting yang tepat waktu dan padat isi. Perhatikan durasi meeting Anda agar terisi oleh materi dan informasi yang produktif bagi kepentingan meeting saat itu. Hal ini disebabkan waktu sangatlah berharga untuk dibuang pada hal yang seharusnya dapat Anda persiapkan. Coba untuk membuat rangkaian acara dan materi secara jelas dengan pengaturan waktu yang sesuai. Ketepatan waktu ketika meeting akan menghemat banyak waktu tim Anda dan dapat segera kembali melanjutkan aktivitas lainnya.
4. Hindari booking mendadak untuk jaminan ketersediaan
Booking jauh hari akan membuat reservasi Anda menjadi lebih aman. Tidak perlu khawatir reservasi akan digunakan oleh orang lain. Sehingga Anda dan tim mendapatkan kepastian ketika ingin melakukan meeting.
Keuntungan menggunakan meeting room secara efektif
Tidak banyak dari kita yang menyadari seberapa pentingnya menghadiri meeting dengan penuh persiapan dan taat waktu. Mengingat berbagai aktivitas yang harus kita lakukan dalam sehari yang padat, idealnya hal tersebut mendorong kita untuk tidak menyia-nyiakan waktu. Faktanya, terdapat banyak waktu yang dapat kita optimalkan jika mendatangi rapat dengan persiapan dan menggunakan meeting room tersebut secara efektif
1. Menggunakan durasi meeting room secara penuh
Dengan mengoptimalkan penggunaan ruang meeting bersama tim, Anda dapat meningkatkan kualitas meeting. Dengan durasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda, materi meeting dapat tersampaikan secara penuh. Setiap materi yang Anda bawakan dapat tersampaikan secara tidak tergesa-gesa dibandingkan dengan ketika Anda terlambat datang.
2. Terhindar dari reschedule yang mengganggu jadwal lain
Keterlambatan dapat memicu reschedule meeting atau meeting lanjutan dikarenakan waktu tidak cukup namun tidak dapat menambah durasi. Jika hal tersebut terjadi Anda harus repot mengatur waktu ulang bersama tim atau bahkan melakukan meeting lanjutan. Selama Anda dapat secara efektif tepat waktu datang dan mengatur materi, Anda akan terhindar dari meeting lanjutan yang redundan.
Linkedin
Facebook
Instagram